GoBD-konforme E-Mail-Archivierung mit dem Bloxera® RevisionsArchiv

Ja, denn die Archivierungspflichten nach GoBD gelten für alle, die einer steuerlichen Aufzeichnungspflicht unterliegen, grundsätzlich also auch für Kleinbetriebe und Einzelunternehmer. Und auch die Regelungen der DSGVO über die E-Mails, die Sie nicht speichern dürfen, betreffen ausnahmslos alle.

Allerdings war es bisher für diese Zielgruppe nicht so einfach, eine geeignete Lösung zu finden. Manche Anbieter haben Mindestabnahmemengen für x Postfächer und aufwändig zu integrierende Systeme, so dass deren Lösungen nur für große Unternehmen geeignet sind. Das Bloxera® RevisionsArchiv ermöglicht es, unkompliziert ein einziges E-Mail-Postfach revisionssicher zu machen.

Die Anforderungen der Finanzbehörden sind in den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz: GoBD) festgelegt ( hier abrufbar). Daneben gelten u.a. auch die strengen Datenschutzanforderungen der „Datenschutzgrundverordnung“ (kurz: DSGVO).

Das alles klingt kompliziert, hat aber einen einfachen Kern: Alle E-Mails, die "Geschäftsbriefe" sind (Aufträge, Rechnungen, Bestellungen...) müssen ordnungsgemäß archiviert werden – so wie man das für die entsprechenden Dokumente auf Papier ja auch machen würde. Alle anderen E-Mails, für die es keine Verpflichtung zur Speicherung oder eine explizite Zustimmung der Betroffenen gibt, gehören nicht in das Archiv. Vorsicht: Lösungen, die automatisch alle ein- und ausgehenden E-Mails archivieren, verstoßen beim unberechtigten Speichern personenbezogener Daten gegen die DSGVO!

Aus diesem Grund ermöglicht es das Bloxera® RevisionsArchiv, die zu archivierenden E-Mails auszuwählen, indem sie innerhalb des Postfachs in einem speziellen Ablageordner verschoben werden.

Ja, denn die Anforderungen der GoBD an die Archivierung sind ohne eine technische Lösung nicht zu erfüllen: Sie müssen relevante E-Mails im digitalen Originalformat aufbewahren, ein Ausdruck reicht nicht. Und die Mails müssen revisionssicher abgespeichert werden, d.h. Sie müssen beweisen können, dass diese digitalen Daten nach ihrer Archivierung nicht mehr verändert wurden. Ein einfaches Abspeichern erfüllt diese Anforderung nicht, denn unbemerkte Änderungen wären problemlos möglich.

Bei manchen Lösungen übergeben Sie Ihre zu archivierenden E-Mails einem Dienstleister zur revisionssicheren Archivierung in der Cloud. Wir glauben aber, dass es besser ist, die eigenen Daten im eigenen Zugriff zu haben. Daher werden vom Bloxera® RevisionsArchiv archivierte E-Mails mit kryptographischen Verfahren und digitalen Zeitstempeln gegen unbemerkte Veränderungen geschützt und in Ihrem eigenen Postfach archiviert. So bleiben sie dauerhaft in Ihrem Besitz.

Das ist eine wichtige Frage bei der Auswahl des Anbieters. Sofern die Revisionssicherheit lediglich darauf beruht, dass jemand anderes Ihre Daten revisionssicher verwahrt, z.B. in einer Cloud-Lösung, dann sind Sie über die gesamte Aufbewahrungsdauer an diesen Anbieter gebunden. Wenn Sie sich heute für einen neuen Anbieter entscheiden, müssen Sie auch den bisherigen Anbieter noch weitere zehn Jahre für die Archivierung der bisherigen Daten bezahlen. Ein einfaches Übertragen der Daten zu einem neuen Anbieter reicht nicht, denn bei diesem Vorgang lassen sich alte Daten verändern, die Nachweiskette ist unterbrochen.

Gleiches gilt, wenn Sie Ihr Business beenden: Bei dieser Art der Archivierung laufen die Kosten noch zehn Jahre weiter – so lange müssen Sie Ihre Geschäftsdaten noch vorhalten.

Anders sieht es aus, wenn Ihre E-Mails mit Hilfe von kryptographischen Verfahren und digitalen Zeitstempeln um Integritätsdaten ergänzt werden, die jederzeit eine Prüfung auf Manipulationsfreiheit erlauben, egal wo das Archiv gespeichert ist. Das Bloxera® RevisionsArchiv speichert Ihre archivierten E-Mails mit Hilfe dieser Verfahren innerhalb Ihres eigenen Postfachs revisionssicher ab. Sie bleiben unabhängig und können Ihren Archivierungsdienstleister jederzeit wechseln – Ihre vorhandenen Daten sind und bleiben revisionssicher und es gibt keinen Anbieter-Lock-In. Und natürlich fallen auch bei einer eventuellen Geschäftsaufgabe keine laufenden Kosten für die Revisionssicherheit an.

Es wird bereits jetzt genauer hingesehen und die Finanzbehörden weiten ihre Fachkompetenz im Bereich IT kontinuierlich aus, daher birgt Abwarten langfristige Risiken. Die unzureichende Archivierung der heute eingegangenen geschäftlichen E-Mails kann noch über die gesamte Aufbewahrungsdauer von bis zu zehn Jahren zu Problemen bei einer Betriebsprüfung führen. Je eher Sie also für sich eine vorschriftsmäßige Lösung finden, um so besser.

Bisher waren die erforderlichen Lösungen tatsächlich eher aufwändig und oft teuer, was einer der Gründe war, dass Vorgaben ignoriert wurden. Mit dem Bloxera® RevisionsArchiv gibt es inzwischen aber eine einfache, preiswerte und rechtskonforme Lösung, die ideal für Freiberufler und kleinere Unternehmen ist. Sie können diese Lösung unverbindlich einen Monat lang testen (keine Eingabe von Zahlungsdaten erforderlich!).

Beim Stichwort Archivierung denken viele an komplexe Dokumenten­management­systeme, wie sie in Großunternehmen zum Einsatz kommen. Die sind oft teuer in der Beschaffung und aufwändig in der Handhabung, erfüllen aber die GoBD. Viele Nutzer in kleineren Unternemen lassen ihre E-Mails statt dessen einfach im Postfach gespeichert - das ist dann einfach in der Handhabung, aber so nicht GoBD-konform.

Daher haben wir für diese Nutzer eine geeignete Lösung entwickelt: Das Bloxera® RevisionsArchiv erlaubt es Ihnen, Ihr Archiv unkompliziert im eigenen Postfach zu führen und sorgt dafür, dass die abgelegten E-Mails trotzdem revisionssicher archiviert sind. So können Sie mit wenig Aufwand die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und gleichzeitig mit Ihrem bisherigen E-Mail-Programm weiterarbeiten. Lediglich zu Beginn ist einmalig der Zugriff auf das Postfach einzurichten. Das ist nicht schwieriger, als einen Postfachzugang auf dem Handy zu konfigurieren und ein Einrichtungsassistent führt Sie durch die erforderlichen Schritte. Am besten machen Sie sich gleich selbst ein Bild und testen das Bloxera® RevisionsArchiv unverbindlich einen Monat lang (keine Eingabe von Zahlungsdaten erforderlich!).